Data wystawienia faktury w KSeF — którą datę wpisać i co z fakturą za poprzedni miesiąc
· czas czytania: 6 min · Stan na: październik 2026
To jedno z najczęstszych pytań w grupach o KSeF: usługę wykonałem we wrześniu, fakturę wystawiam w październiku — jaką datę wpisać? A do tego dochodzi trzecia data, której wcześniej nie było: dzień, w którym KSeF nadał fakturze numer. Krótka odpowiedź: data wystawienia to dzień wysłania faktury do KSeF, data sprzedaży to dzień wykonania usługi lub dostawy, a numer KSeF wyznacza dzień, w którym nabywca fakturę otrzymał. Poniżej po kolei, z przykładem.
Trzy daty, które trzeba rozróżniać
| Data | Pole w e-fakturze | Co oznacza | Na co wpływa |
|---|---|---|---|
| Data wystawienia | P_1 | Dzień, w którym wystawiasz fakturę. W trybie online musi być taka sama jak dzień wysłania pliku do KSeF. | Termin wystawienia faktury, limit 10 tys. zł do końca 2026 r. |
| Data sprzedaży (dostawy, wykonania usługi) | P_6 | Dzień, w którym dostarczyłeś towar lub wykonałeś usługę — jeśli jest inny niż data wystawienia. | Zwykle moment powstania obowiązku podatkowego w VAT. |
| Data otrzymania | nadanie numeru KSeF (UPO) | Dzień, w którym KSeF przydzielił fakturze numer. Od tej chwili faktura jest u nabywcy. | Odliczenie VAT po stronie nabywcy, terminy płatności liczone od doręczenia. |
W pliku jest jeszcze pole DataWytworzeniaFa. Ministerstwo Finansów wyjaśnia, że ma ono charakter wyłącznie techniczny — wpisuje je program i nie jest datą wystawienia.
Data wystawienia w trybie online: dzień wysyłki
Większość faktur wysyłasz do KSeF od razu, w trybie online. MF odpowiada wprost: faktura online jest uznana za wystawioną w dniu jej przesłania do KSeF, a data w polu P_1 powinna być zgodna z tym dniem. Jeśli wystawiasz fakturę w trybie online, wyślij ją do KSeF tego samego dnia.
Co, jeśli numer KSeF przyjdzie dopiero następnego dnia? Nic się nie zmienia. MF podaje przykład: faktura wysłana 1 lutego, numer nadany 2 lutego — datą wystawienia jest 1 lutego.
Usługa we wrześniu, faktura w październiku — jak to wpisać
To normalna sytuacja i KSeF jej nie zmienia. Masz czas na wystawienie faktury do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym wykonałeś usługę lub dostarczyłeś towar (art. 106i ust. 1 ustawy o VAT). Usługa z 30 września — faktura najpóźniej 15 października.
- Data wystawienia (P_1): dzień, w którym faktycznie wysyłasz fakturę do KSeF, np. 2 października.
- Data sprzedaży (P_6): 30 września — dzień wykonania usługi. Nie przestawiaj jej na październik.
- VAT: co do zasady wykazujesz go w JPK za wrzesień, bo obowiązek podatkowy powstał z chwilą wykonania usługi (art. 19a ust. 1), a nie z wystawieniem faktury.
Nie da się — i nie trzeba — „cofnąć” daty wystawienia na wrzesień. Faktura z październikową datą wystawienia i wrześniową datą sprzedaży jest w pełni prawidłowa.
Kiedy liczy się data faktury, a nie usługi
Są usługi, przy których obowiązek podatkowy powstaje z chwilą wystawienia faktury (albo z upływem terminu płatności, jeśli faktury nie wystawisz na czas). Dotyczy to m.in. dostaw prądu, gazu i wody, usług telekomunikacyjnych, najmu i dzierżawy, ochrony i stałej obsługi prawnej czy księgowej (art. 19a ust. 5 pkt 4). Tu wrześniowa usługa zafakturowana w październiku trafia do VAT za październik. Osobne zasady mają też zaliczki i usługi budowlane — w razie wątpliwości zapytaj księgową.
Nabywca: kiedy faktura jest „otrzymana”
W KSeF nie ma już maila z PDF-em jako dowodu doręczenia. Faktura jest uznana za otrzymaną w dniu nadania jej numeru KSeF — tę datę widać w UPO. Ma to dwie konsekwencje:
- Odliczenie VAT: nabywca może odliczyć podatek najwcześniej w okresie, w którym fakturę otrzymał (art. 86 ust. 10b pkt 1). Faktura za wrzesień, której numer KSeF nadano 2 października, daje prawo do odliczenia od października.
- Księgi: w rejestrze VAT nabywca ujmuje fakturę według daty otrzymania, a w KPiR koszt ujmuje się zasadniczo pod datą wystawienia dowodu. Szczegóły ustal z księgową — to od jej metody zależy, która data trafia do której kolumny.
Jak to wygląda w programie do faktur
Dobry program pilnuje tych dat za ciebie: datę wystawienia ustawia na dzień wysyłki do KSeF, datę sprzedaży podpowiada osobno, a po wysłaniu pokazuje numer KSeF i datę jego nadania. W ID Faktura datę sprzedaży wpisujesz obok daty wystawienia, a po wysłaniu do KSeF numer KSeF widzisz na fakturze. Możesz to sprawdzić w demo bez rejestracji.
FAQ
Czy mogę wystawić fakturę w KSeF z datą wsteczną?
Nie w trybie online. Data w polu P_1 powinna być dniem wysłania faktury do KSeF. Jeśli wpiszesz wcześniejszą datę, KSeF potraktuje fakturę jak wystawioną w trybie offline24, a taką fakturę trzeba wysłać najpóźniej w następnym dniu roboczym. Wcześniejszy dzień wykonania usługi wpisujesz jako datę sprzedaży (P_6), nie jako datę wystawienia.
Wykonałem usługę 30 września, fakturę wystawiam 2 października. W którym miesiącu VAT?
Co do zasady we wrześniu — obowiązek podatkowy powstaje z chwilą wykonania usługi (art. 19a ust. 1 ustawy o VAT), a fakturę możesz wystawić do 15 października. Wyjątek to usługi, przy których VAT powstaje z wystawieniem faktury, np. najem, media, telekomunikacja, stała obsługa księgowa (art. 19a ust. 5 pkt 4).
Numer KSeF nadano dzień po wysłaniu faktury. Która data jest datą wystawienia?
Dzień wysłania. Ministerstwo Finansów wyjaśnia, że nawet jeśli system nada numer KSeF następnego dnia, datą wystawienia pozostaje dzień przesłania faktury do KSeF. Dzień nadania numeru to data otrzymania faktury przez nabywcę.
Od kiedy nabywca może odliczyć VAT z faktury w KSeF?
Najwcześniej w okresie, w którym fakturę otrzymał, czyli w którym KSeF nadał jej numer. Datę otrzymania widać w UPO jako datę przyjęcia dokumentu do systemu.
Źródła
- Ministerstwo Finansów, „Pytania i odpowiedzi KSeF 2.0” (data wystawienia, data otrzymania, P_1, offline24): ksef.podatki.gov.pl/pytania-i-odpowiedzi-ksef-20
- Ustawa o VAT — art. 19a (obowiązek podatkowy), art. 86 ust. 10b (odliczenie), art. 106i (termin wystawienia faktury), tekst w ISAP: isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/DocDetails.xsp?id=WDU20040540535
- Poradnik Przedsiębiorcy, „Data wystawienia faktury w KSeF — jak ustalić”: poradnikprzedsiebiorcy.pl/-data-wystawienia-faktury-w-ksef-jak-ustalic
- Prawo.pl, „Wysyłanie faktur do KSeF następnego dnia”: prawo.pl/podatki/wysylanie-faktur-do-ksef-nastepnego-dnia,1546288.html
Artykuł ma charakter informacyjny i nie jest poradą podatkową. Stan prawny na październik 2026 r. W nietypowej sytuacji skonsultuj się z księgową lub doradcą podatkowym.